Holckenhavn Slot
Holckenhavn Slot
Konference er et ord med latinske rødder med betydningen at 'bringe sammen'. En sådan samling af mennesker kaldes også for et 'seminar', et 'konvent', en 'kongres' eller noget helt femte. Betydningen er nogenlunde den samme, nemlig at en større gruppe mennesker samles i fagligt øjemed. Det sidste er vigtigt, for selvom konferencen skal forløbe i en god stemning og med tid til hyggeligt samvær, er deltagerne først og fremmest samlet for at få et fagligt udbytte. Hvilket kræver en særlig planlægning.
Vi deler her vores 7 tips til, hvordan du planlægger en konference og vælger det bedste konferencested, så du og deltagerne får det optimale ud af jeres konference.
En grundig planlægning er forudsætningen for en vellykket konference. Som udgangspunkt skal spørgsmålene om hvem, hvor og hvornår besvares: Hvem skal deltage i konferencen? Hvor og hvornår skal konferencen afholdes? For at kunne vælge det rette sted til at afholde en konference er det nødvendigt at vide især to ting: Hvor mange personer skal deltage? Hvor i landet kommer deltagerne fra?
Den geografiske placering for konferencen kan være vigtig. Ofte vil deltagerne komme fra forskellige egne af landet, nogle måske endda fra udlandet via en lufthavn. En placering nogenlunde midt i Danmark kan tit være attraktiv, men det afhænger som sagt af, hvorfra deltagerne i konferencen kommer. Overvej derfor transportmuligheder og afstande i forbindelse med valg af lokalitet.
Konference midt i Danmark
Når du kender antallet af deltagere, er du et stykke på vej i forhold til at vælge det bedste sted at afholde konferencen. Har I brug for et stort konferencecenter? Eller mindre konferencelokaler? Eller et konferencehotel med overnatningsmuligheder? I denne forbindelse er det også vigtigt at vide hvilke krav til faciliteter, konferencen stiller.
Skal de kunne overnatte? Hvilke andre faciliteter bliver der brug for, såvel indendørs som udendørs: Skal der være mulighed for fysiske aktiviteter som dans, sport eller lignende? Hvad ellers? Lav en liste over jeres behov.
Konferencelokalernes – indretning lægger grund for stemningen
Som det gælder for lokaliteten generelt, er det vigtigt, at også det konkrete mødelokale skaber en god stemning, så deltagerne føler sig godt tilpas. Et mødelokale, der er lyst og venligt, vil fx bidrage positivt til en god og konstruktiv snak. Konferencelokalet skal være velindrettet, møblerne skal være behagelige, belysningen i orden, og er der en pejs til møder om efteråret og vinteren, er det et særligt plus. Det rette mødelokale med de rette konferencemøbler kan skabe en stemning, der giver en rigtig ramme om samværet. Et godt og tilstrækkelig stort konferencebord omgivet af behagelige stole, plus måske en sofa i baggrunden, kan vise sig at være guld værd, når de indgående samtaler skal lede frem til konstruktive resultater.
Inspirerende konferencelokaler
Konferencelokaler med plads til store tanker
Forplejning under konferencen
Det er naturligvis vigtigt, at deltagerne i konferencen får noget godt at spise og drikke undervejs. Mad og drikke giver energi, og det er samtidig en velfortjent pause i den mere seriøse del af arrangementet. Især om aftenen er det godt at få et lækkert måltid mad som afslutning på en lang dag, og aftensmaden åbner ofte for mere afslappet samtale, som ofte viser sig at have en særlig værdi.
Med ovenstående som rettesnore i forhold til valg af konferencens placering er det nu nødvendigt at gå tættere på for at se hvilke konferencecentre, der kan tilbyde netop de faciliteter, I har brug for. Den bedste metode til at udvælge det rigtige sted er at aflægge besøg på adressen. Henvend dig til et eller flere steder, og lav aftale om et besøg. Tag din tjekliste med dig, spørg konkret til hver enkelt detalje og kig dig grundigt omkring.
Fordelene ved at aflægge besøg på stedet er mange. Du får et førstehåndsindtryk, som fortæller dig om konkrete forhold, og samtidig kan du vejre en stemning, hvilket tit kan være en vigtig del af rammen for en vellykket konference. Er her hyggeligt og rart at være? Er stedet rent og funktionelt? Hvordan virker de ansatte, er det professionelle folk med et venligt glimt i øjet?
Sørg i den forbindelse gerne for at få en fast konferencekoordinator eller kontaktperson på konferencecentret: Det letter den fortsatte kommunikation og gør hele processen mere effektiv, både for jer som skal holde konferencen og for konferencecentret.
Et velfungerende konferencecenter har en struktur, hvor forskellige ansatte har ansvar for enkelte dele af arrangementerne. Men en kontaktperson på stedet kan forbinde restaurant, hotel, mødelokale, aktivitetscenter og så videre, så I får skabt hurtig og nem kontakt med de enkelte områder. Forsøg at være så præcis som muligt i formuleringen af jeres ønsker, både hvad angår forplejning, overnatning, faciliteter til mødeaktiviteter såsom AV-udstyr, fritidsaktiviteter, og så videre. Præcision giver mulighed for at sikre perfektion. Hvad er det helt konkret, I ønsker? Kan det pågældende sted levere varen? Og med én kontaktperson ved du altid, hvem du skal hive fat i og stille dine spørgsmål til.
Én ting er at vælge det rigtige sted til afholdelse af en konference. En anden ting er at få det hele til at klappe, når konferencen kører. Med en grundig planlægning som beskrevet ovenfor er halvdelen af arbejdet gjort.
Den anden halvdel består i at have tilrettelagt forløbet i detaljer.
Velkomsten er meget vigtig, fordi deltagerne her får deres første indtryk af konferencen, og dette indtryk vil danne udgangspunkt for det videre forløb. Velkomsttaleren skal være kompetent, venlig og imødekommende og gerne lidt frisk i anslaget.
Pauser skal fordeles hensigtsmæssigt. Aktiviteter bør veksle, så møder og indlæg afbrydes af gåture og bespisning. Lav et udførligt program og husk at lægge ekstra fem minutter til stort set alle vegne, typisk bliver især pauserne mindst fem minutter længere end forventet.
Holckenhavn Slot danner den perfekte ramme om enhver konference. Beliggende midt i landet og med motorvej lige i nærheden er stedet nemt at komme til. Holckenhavn Slot er skønt beliggende og giver mulighed for mange udendørsaktiviteter som for eksempel kajaksejlads på Storebælt.
Selve slottet er meget smukt og tilbyder alle faciliteter til en vellykket konference: Flotte værelser med eget bad, udsøgt gastronomi til bespisning af deltagere, alt moderne AV-udstyr og smukt anlagt park omkring slottet. På Holckenhavn Slot bliver I forkælet med moderne komfort, luksus, personlig gæstfrihed og storslået natur. Se, hvilke konference-muligheder vi tilbyder.
Kontakt os uforpligtende for mere information eller book et besøg og oplev slottet og dets muligheder for at skabe rammer om jeres næste konference.
Konferenceaktiviteter
Konference i naturskønne omgivelser
9 januar, 2017